Начальник відділу: ГОНТАР Віта Олексіївна

Тел.:94-83-15

Сектор комплектування документів Національного архівного фонду

Заступник начальника - завідувач сектору: НОВІКОВА Олена Володимирівна

Тел.: 94-83-17, 94-83-14

Сектор комплектування документів ліквідованих підприємств

Заступник начальника - завідувач сектору: ГЕРАСИМЕНКО Юлія Сергіївна

Тел.: 94-83-16, 94-83-18

Господарчий сектор

Завідувач господарством: БЕСПАЛА Олена Трохимівна

Рішення Криворізької міської ради та її виконавчого комітету, розпорядження міського голови щодо діяльності архівного відділу

Основними завданнями та функціями архівного відділу є:

1. Здійснення управління архівною справою й діловодством на території міста.

2. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

3. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (надалі - юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду, з питань архівної справи й діловодства.

4. Унесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що містяться в них.

5. Забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, що здійснювали діяльність (були зареєстровані) на території міста, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться.

6. Оптимізація доступуюридичних осіб та громадян до інформаційних ресурсів міста, віднесених до його компетенції, шляхом підвищення рівня їх відкритості за рахунок створення нових можливостей і зручностей, забезпечення зворотного зв'язку, удосконалення наявної системи електронної взаємодії міської влади та бізнесу.

7. Забезпечення права громадян на доступ до публічної інформації та надання безоплатної первинної правової допомоги з питань, віднесених до його компетенції.

Відділ у межах наданих повноважень:

1. Забезпечує відповідно до умов, визначених Державною архівною службою України, зберігання, облік і охорону:

1.1 документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих до нього юридичними особами, що діють (діяли) на території міста;

1.2 документів особового походження;

1.3 документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) Державним архівом Дніпропетровської області (надалі - Держархів), Відділом;

1.4 виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до чинного законодавства;

1.5 документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися.

2. Веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства), протягом ліквідаційної процедури з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання.

3. Здійснює моніторинг збереження та впорядкування документів з особового складу юридичних осіб.

4. Організовує користування документами в службових, соціально-правових, наукових та інших цілях.

5. Забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах.

6. Організовує роботу, пов’язану з унесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього.

7. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, створених на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.

8. Веде облік юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, що перебувають у зоні комплектування Відділу, на підставі затверджених списків.

9. Надає консультативно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів.

10. Вивчає, узагальнює й поширює досвід роботи архівних установ.

11. Контролює за дорученням Держархіву дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.

12. Інформує Держархів про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.

13. Подає на затвердження Держархіву списки джерел формування Національного архівного фонду, що перебувають у зоні комплектування Відділу.

14. Приймає на зберігання документи Національного архівного фонду від юридичних осіб, а також архівні документи громадян і їх організацій.

15. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.

16. Інформує виконком міської ради, Держархів про факти втрати, псування, незаконного знищення архівних документів, порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

17. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають юридичні особи, подає належні відомості про ці документи Держархіву. 

18. Інформує юридичні особи про склад і зміст документів, що зберігаються у Відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування юридичним та фізичним особам, публікує, експонує й у іншій формі популяризує архівні документи, виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

19. Здійснює приймання на зберігання  документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців в упорядкованому стані за описами справ, схваленими Держархівом або Відділом, що діяли (були зареєстровані) на території міста.

20. Веде облік документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, що зберігаються у Відділі, у тому числі шляхом створення та підтримки облікових баз даних.

21. Створює й удосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.

22. Проводить попередню експертизу цінності документів Національного архівного фонду та експертизу цінності документів, що надходять від ліквідаційних комісій (ліквідаторів).

23. Видає архівні довідки, копії документів, витяги  та  іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї.

24. Готує проекти рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з питань, віднесених до його компетенції.

25. Забезпечує інформаційну підтримку розділів, розміщених на на офіційному вебсайті Криворізької міської ради та її виконавчого комітету, офіційному вебпорталі міста Кривого Рогу «Криворізький ресурсний центр», що за змістом належать до його компетенції; надає пропозиції щодо удосконалення їх структури та змісту, розбудови взаємозв’язків з іншими інформаційними ресурсами.

Історія архіву міста Кривого Рогу розпочинається в 20-х роках ХХ сторіччя. 10 червня 1925 року Постановою ради народних комісарів УРСР у місті Катеринославі ліквідується губернське архівне управління, правонаступником якого стає окружне архівне управління (з 1926 року – Дніпропетровське). Одночасно створюються інші окружні архівні управління, в тому числі й Криворізьке. 

Зміна адміністративно-територіального устрою УРСР у 1930 році призводить до зміни всієї системи архівних установ: замість ліквідованих окружних архівних управлінь при міських радах створюються місцеві архівні управління і 01 жовтня 1931 року починає діяти архівне управління міста Кривого Рогу. Відповідно до постанови Всеукраїнського управління центрального виконавчого комітету від 9 лютого 1932 року «Про районування України до обласної системи», вказівок Центрального архівного управління УРСР від 23 лютого 1932 року в Кривому Розі створюється філія Дніпропетровського історичного архіву, а архівосховище Криворізької міської ради депутатів трудящих реорганізовується у міський архів.

У 1938 році Криворізька філія Дніпропетровського історичного архіву та міський архів переходить у підпорядкування Державного архівного відділу Управління народного комісаріату внутрішніх справ у Дніпропетровській області. 

14 серпня 1941 року місто Кривий Ріг було окуповане фашистськими загарбниками. Будівля виконкому міської ради була зруйнована, а всі архівні документи, у тому числі й описи до них, знищені. 

22 лютого 1944 року Кривий Ріг був визволений від окупантів і вже 25–28 лютого 1944 року міський архів розпочав свою роботу. Архіву надали кімнати в будівлі виконкому міської ради загальною площею 36 кв.м.

Рішенням виконкому міської ради від 8 квітня 1947 року № 17 міському архіву було надано приміщення загальною площею 79 кв.м (архівосховище ‒ 62 кв.м, робоча кімната – 17 кв.м). Будівля розташовувалася на вулиці Янова в Центрально-Міському районі міста. 

З метою зміцнення матеріальної бази з 1 квітня 1959 року міський архів передається у підпорядкування виконкому Криворізької міської ради депутатів трудящих. 

30 травня 1969 року виконком міської ради депутатів трудящих приймає рішення № 208 «Про надання приміщення міському архіву площею 240 кв.м по вул. Таганській, 11а». 

11 листопада 2016 року було проведено технічний огляд будівлі, розташованої за адресою: вул. Таганська, 11а в Інгулецькому районі міста Кривого Рогу, зведеної в 1960–1970    роках минулого сторіччя. У результаті огляду було складено акт, затверджений директором комунального підприємства «Парковка та реклама», з рекомендацією демонтувати вказаний об’єкт шляхом розборки у зв’язку із неможливістю подальшої експлуатації розглянутого об’єкта в існуючому стані через небезпеку для мешканців прилеглих територій та працюючих у будівлі, а також економічною недоцільністю відновлення будівлі через значну втрату несучої здатності конструктивних елементів. 

05 жовтня 2017 року між орендодавцем (управління комунальної власності міста виконкому Криворізької міської ради) та орендарем (виконком Криворізької міської ради) було укладено додаткову угоду про припинення з 29.09.2017 року дії договору оренди від 30.12.2016 №6/61 об’єкта нерухомості комунальної власності міста, розташованого за адресою: вул. Таганська, 11а.

З метою упорядкування документів на підприємствах, установах, організаціях міста та передачі їх до міського архіву в установлені терміни, при міському архіві створюється госпрозрахункова група (рішення виконкому Криворізької міської ради депутатів трудящих від 22.05.1970 № 187). 

Рішеннями VI сесії Криворізької міської ради ХХІІІ скликання від 23.12.1998 № 136 «Про ліквідацію дошкільних виховних закладів», виконавчого комітету від 10.03.1999 № 117/2 «Про дозвіл на безоплатне користування спорудою ліквідованого дошкільного виховного закладу № 285» передається в постійне безоплатне користування виконкому Криворізької міської ради споруда на вул. Співдружності, 107А для розміщення в ній державного міського архіву. 

Після реконструкції дитячого комбінату об’єкт прийнятий в експлуатацію відповідно   до рішення виконавчого комітету Криворізької міської ради від 14.11.2007 № 772 «Про затвердження актів про прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом об’єктів». Будівля висотою 7,29м має загальну площу 2221,7 кв.м, корисну площу ‒ 1943,02 кв.м, загальний об’єм ‒ 9084 куб.м. Двоповерхова будівля з підвалом у плані представляє собою зблоковані прямокутники (5 блок-секцій), має централізоване опалення, холодне водопостачання та водовідведення. Будівля має 8 сховищ, читальну залу, кабінети начальника і заступника начальника, спеціалістів відділу, приймальню громадян, кімнати завідувача господарством, охоронців, майстерню з ремонту устаткування, вентиляційну камеру, електрощитову, комору для зберігання господарського інвентарю, приміщення для збору й пакування макулатури, кімнату для прийому їжі, вбиральні, умивальню, душ.

Будівля на вул. Співдружності, 107-А забезпечена фізичним постом охорони, обладнана автоматичною пожежною сигналізацією, з якої цілодобово надходять сигнали на пульт пожежної охорони. Приміщення архівного відділу відповідно до нормативних документів повністю забезпечені вогнегасниками в кількості 77 шт, пожежними кранами - 8 шт. 

Із розширенням та удосконаленням нормативно-правової бази у сфері архівної справи змінювалась назва місцевої архівної установи та її підпорядкування. Рішенням виконавчого комітету Криворізької міської ради народних депутатів від 25.10.1994 № 485/28 затверджується положення про державний міський архів, який є установою державної архівної служби України, здійснює управління архівною справою в місті і перебуває у віданні виконавчого комітету міської ради народних депутатів. Державний міський архів у своїй діяльності підпорядковується як міській раді народних депутатів та її виконавчому комітету, користуючись правами його відділу, так і державному архіву Дніпропетровської області. Рішенням VII сесії Криворізької міської ради ХХІІІ скликання від 31.03.1999 № 161/25 «Про Положення про міський архів» він утворюється міською радою як структурний підрозділ її виконавчого комітету на правах самостійного відділу, що підпорядкованій виконавчому комітету та міському голові. Міський архів є юридичною особою, має печатку з найменуванням відділу виконавчого комітету. Група комплектування і експертизи цінності документів має спецрахунок у банку. Враховуючи внесення змін до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Криворізькою міською радою ІV скликання на ХХІV сесії приймається рішення від 20.04.2005 № 2826 «Про затвердження Положення про архівний  відділ виконкому міської ради», відповідно до якого міський архів перетворюється на архівний відділ виконкому міської ради. 

Рішенням ХХХ сесії V скликання Криворізької міської ради від 24.09.2008 № 2702 «Про внесення змін та доповнень у додаток до рішення міської ради від 25.10.2006 № 457 «Про затвердження Положення про архівний відділ виконкому міської ради у новій редакції» і впорядкування діяльності групи комплектування та експертизи цінності документів архівного відділу виконкому міської ради» визначено, що відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України, зазначенням найменування та ідентифікаційного коду, штампи, бланки, спеціальний реєстраційний рахунок в управлінні Державної казначейської служби України у м. Кривому Розі Дніпропетровської області для утримання групи комплектування та експертизи цінності документів відділу, яка виконує на платній основі роботи (послуги) суб’єктам господарювання.

З 01.10.2008 року архівний відділ самостійно забезпечує ведення документів з кадрових питань (особового складу) групи комплектування та експертизи цінності документів відповідно до рішення ХХХ сесії V скликання Криворізької міської ради від 24.09.2008 № 2702 та розпорядження міського голови від 29.09.2008 № 388-к «Про передачу трудових книжок та особових справ працівників групи комплектування та експертизи цінності документів до архівного відділу виконкому міськради».

З метою створення сприятливих умов для реалізації соціально-правових інтересів мешканців міста, суб’єктів господарювання, надання якісних архівних послуг щодо забезпечення збереженості документів діючих суб’єктів господарювання рішенням виконавчого комітету Криворізької міської ради від 11.11.2009 № 330 у приміщенні архівного відділу виконкому міської ради створюється центр «Архів-Інформ». До складу центру «Архів-Інформ» входили представники управління праці та соціального захисту населення виконкомів районних у місті рад, Управління Пенсійного фонду України м. Кривого Рогу. З 01.12.2009 року була організована робота з громадянами, суб’єктами господарювання з питань прийому заяв і запитів, видачі архівних довідок, копій, витягів з архівних документів за принципом організаційної єдності. 26 серпня 2016 року рішенням Х сесії Криворізької міської ради VІІ скликання № 829 «Про внесення змін до рішення міської ради від 25.10.2006 №457 «Про затвердження Положення про архівний відділ виконкому міської ради у новій редакції» затверджується нове Положення про архівний відділ виконкому Криворізької міської ради. 

З метою організації надання публічних послуг у найкоротший строк та за мінімальної кількості відвідувань суб’єктів звернення та забезпечення раціональної мінімізації процедурних дій, необхідних для отримання публічних послуг, оперативності та своєчасності їх надання прийом замовників для надання архівних послуг почав відбуватися у Центрі «Віза» («Центр Дії») та його територіальних підрозділах. Рішенням виконавчого комітету Криворізької міської ради від 17.11.2021 № 612 було припинено діяльність центру «Архів-Інформ».

Ураховуючи Наказ Міністерства юстиції України від 26 листопада 2021 року №4251/5 «Про затвердження Порядку визначення вартості платних послуг, які надаються архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів», Криворізькою міською радою приймаються рішення ХХІІ сесії VІІІ скликання від 23.02.2022 № 1195 «Про внесення змін до рішення міської ради від 22.11.2017 №2206 «Про затвердження Положення про архівний відділ виконкому Криворізької міської ради в новій редакції», ХХІV сесії VІІІ скликання від 25.03.2022 № 1269 «Про внесення змін до рішення міської ради від 24.12.2019 №4312 «Про затвердження структури виконавчих органів Криворізької міської ради, загальної чисельності апарату міської ради та її виконавчих органів», відповідно до яких з 01.05.2022 року припиняє своє існування група комплектування та експертизи цінності документів Відділу, яка виконувала на платній основі роботи (послуги) суб’єктам господарювання, та вводиться до структури архівного відділу виконкому Криворізької міської ради штатні одиниці старших інспекторів.

Відповідно до рішення міської ради від 08.12.2023 № 2350 «Про затвердження Переліку адміністративних, інших публічних послуг, що надаються через Центр адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради, у новій редакції», зі змінами, були визначені наступні публічні послуги, суб’єктом надання яких є архівний відділ виконкому Криворізької міської ради:

- «видача архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту населення»;

- «надання архівної довідки, архівної копії, архівного витягу з документів Національного архівного фонду з тематичних питань (з певної проблематики, теми, події, факту), з питань підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно; перейменування назв провулків, вулиць, площ»;

- «надання архівної довідки, архівної копії та архівного витягу з документів Національного архівного фонду про встановлення опіки над дітьми, усиновлення; підтвердження обрання особи депутатом місцевої ради (міської, районної в місті, селищної рад); участі у виборних кампаніях».

На кожну з цих послуг розроблені архівним відділом та затверджені рішеннями виконавчого комітету Криворізької міської ради (від 16.06.2021 №291 «Про затвердження інформаційних і технологічних карток публічних послуг, що надаються повноважним представником архівного відділу виконкому Криворізької міської ради через Центр адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради», зі змінами; від 23.11.2022 №1030 «Про затвердження інформаційної та технологічної карток публічної послуги, що надається архівним відділом виконкому Криворізької міської ради через Центр адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради в новій редакції», зі змінами) інформаційні та технологічні картки. Для отримання послуг заява подається в усній чи письмові формі до Центру адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради. Письмова заява може бути подана до Центру шляхом особистого звернення або законним представником заявника, надіслана поштовим відправленням чи подана в електронному вигляді через особистий кабінет на веб-порталі Центру.

До складу архівного відділу входять сектори:

- комплектування документів Національного архівного фонду, який виконує делеговані повноваження щодо забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду;

- комплектування документів ліквідованих підприємств, який приймає на зберігання документи з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб;

- господарчий. 

Список фондів ліквідованих підприємств

Список архівних фондів установ - джерел формування Національного архівного фонду

Звіти про роботу

Звіт про роботу архівного відділу у 2024 році

Звіт про роботу архівного відділу у 2023 році

Звіт про роботу архівного відділу у 2022 році

Звіт про роботу архівного відділу у 2021 році

Відкриті дані 

Звіт щодо задоволення запитів на інформацію архівного відділу 

Дані про надані адміністративні послуги архівним відділом 

Архівний відділ виконкому Криворізької міської ради організовує свою роботу відповідно до повноважень, наданих Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Положенням про архівний відділ виконкому Криворізької міської ради. Національний архівний фонд України є складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства, перебуває під охороною держави і призначений для задоволення інформаційних потреб суспільства і держави, реалізації прав та законних інтересів кожного громадянина.