ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇЇ ВІДДІЛУ
Основними завданнями та функціями архівного відділу є:
1. Здійснення управління архівною справою й діловодством на території міста.
2. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.
3. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (надалі - юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду, з питань архівної справи й діловодства.
4. Унесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що містяться в них.
5. Забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, що здійснювали діяльність (були зареєстровані) на території міста, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться.
6. Оптимізація доступуюридичних осіб та громадян до інформаційних ресурсів міста, віднесених до його компетенції, шляхом підвищення рівня їх відкритості за рахунок створення нових можливостей і зручностей, забезпечення зворотного зв'язку, удосконалення наявної системи електронної взаємодії міської влади та бізнесу.
7. Забезпечення права громадян на доступ до публічної інформації та надання безоплатної первинної правової допомоги з питань, віднесених до його компетенції.
ОБОВ’ЯЗКИ ВІДДІЛУ
Відділ у межах наданих повноважень:
1. Забезпечує відповідно до умов, визначених Державною архівною службою України, зберігання, облік і охорону:
1.1 документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих до нього юридичними особами, що діють (діяли) на території міста;
1.2 документів особового походження;
1.3 документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) Державним архівом Дніпропетровської області (надалі - Держархів), Відділом;
1.4 виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до чинного законодавства;
1.5 документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися.
2. Веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства), протягом ліквідаційної процедури з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання.
3. Здійснює моніторинг збереження та впорядкування документів з особового складу юридичних осіб.
4. Організовує користування документами в службових, соціально-правових, наукових та інших цілях.
5. Забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах.
6. Організовує роботу, пов’язану з унесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього.
7. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, створених на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.
8. Веде облік юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, що перебувають у зоні комплектування Відділу, на підставі затверджених списків.
9. Надає консультативно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів.
10. Вивчає, узагальнює й поширює досвід роботи архівних установ.
11. Контролює за дорученням Держархіву дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.
12. Інформує Держархів про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
13. Подає на затвердження Держархіву списки джерел формування Національного архівного фонду, що перебувають у зоні комплектування Відділу.
14. Приймає на зберігання документи Національного архівного фонду від юридичних осіб, а також архівні документи громадян і їх організацій.
15. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.
16. Інформує виконком міської ради, Держархів про факти втрати, псування, незаконного знищення архівних документів, порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
17. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають юридичні особи, подає належні відомості про ці документи Держархіву.
18. Інформує юридичні особи про склад і зміст документів, що зберігаються у Відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування юридичним та фізичним особам, публікує, експонує й у іншій формі популяризує архівні документи, виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.
19. Здійснює приймання на зберігання документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців в упорядкованому стані за описами справ, схваленими Держархівом або Відділом, що діяли (були зареєстровані) на території міста.
20. Веде облік документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, що зберігаються у Відділі, у тому числі шляхом створення та підтримки облікових баз даних.
21. Створює й удосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.
22. Проводить попередню експертизу цінності документів Національного архівного фонду та експертизу цінності документів, що надходять від ліквідаційних комісій (ліквідаторів).
23. Видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї.
24. Готує проекти рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з питань, віднесених до його компетенції.
25. Забезпечує інформаційну підтримку розділів, розміщених на на офіційному вебсайті Криворізької міської ради та її виконавчого комітету, офіційному вебпорталі міста Кривого Рогу «Криворізький ресурсний центр», що за змістом належать до його компетенції; надає пропозиції щодо удосконалення їх струтури та змісту, розбудови взаємозвязків з іншими інформаційними ресурсами.