Архівний відділ | «Виконавчий комітет Криворізької міської ради» офіційний веб-сайт

Головна

Відділи

Архівний відділ

Структура

Рішення Криворізької міської ради та її виконавчого комітету, розпорядження міського голови щодо діяльності архівного відділу

Завдання, функції та обов’язки

ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇЇ ВІДДІЛУ

Основними завданнями та функціями архівного відділу є:

1. Здійснення управління архівною справою й діловодством на території міста.

2. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

3. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (надалі - юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду, з питань архівної справи й діловодства.

4. Унесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що містяться в них.

5. Забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, що здійснювали діяльність (були зареєстровані) на території міста, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться.

6. Оптимізація доступуюридичних осіб та громадян до інформаційних ресурсів міста, віднесених до його компетенції, шляхом підвищення рівня їх відкритості за рахунок створення нових можливостей і зручностей, забезпечення зворотного зв'язку, удосконалення наявної системи електронної взаємодії міської влади та бізнесу.

7. Забезпечення права громадян на доступ до публічної інформації та надання безоплатної первинної правової допомоги з питань, віднесених до його компетенції.

ОБОВ’ЯЗКИ ВІДДІЛУ

Відділ у межах наданих повноважень:

1. Забезпечує відповідно до умов, визначених Державною архівною службою України, зберігання, облік і охорону:

1.1 документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих до нього юридичними особами, що діють (діяли) на території міста;

1.2 документів особового походження;

1.3 документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) Державним архівом Дніпропетровської області (надалі - Держархів), Відділом;

1.4 виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до чинного законодавства;

1.5 документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися.

2. Веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства), протягом ліквідаційної процедури з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання.

3. Здійснює моніторинг збереження та впорядкування документів з особового складу юридичних осіб.

4. Організовує користування документами в службових, соціально-правових, наукових та інших цілях.

5. Забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах.

6. Організовує роботу, пов’язану з унесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього.

7. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, створених на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.

8. Веде облік юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, що перебувають у зоні комплектування Відділу, на підставі затверджених списків.

9. Надає консультативно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів.

10. Вивчає, узагальнює й поширює досвід роботи архівних установ.

11. Контролює за дорученням Держархіву дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.

12. Інформує Держархів про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.

13. Подає на затвердження Держархіву списки джерел формування Національного архівного фонду, що перебувають у зоні комплектування Відділу.

14. Приймає на зберігання документи Національного архівного фонду від юридичних осіб, а також архівні документи громадян і їх організацій.

15. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.

16. Інформує виконком міської ради, Держархів про факти втрати, псування, незаконного знищення архівних документів, порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

17. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають юридичні особи, подає належні відомості про ці документи Держархіву.

18. Інформує юридичні особи про склад і зміст документів, що зберігаються у Відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування юридичним та фізичним особам, публікує, експонує й у іншій формі популяризує архівні документи, виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

19. Здійснює приймання на зберігання документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців в упорядкованому стані за описами справ, схваленими Держархівом або Відділом, що діяли (були зареєстровані) на території міста.

20. Веде облік документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, що зберігаються у Відділі, у тому числі шляхом створення та підтримки облікових баз даних.

21. Створює й удосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.

22. Проводить попередню експертизу цінності документів Національного архівного фонду та експертизу цінності документів, що надходять від ліквідаційних комісій (ліквідаторів).

23. Видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї.

24. Готує проекти рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з питань, віднесених до його компетенції.

25. Забезпечує інформаційну підтримку розділів, розміщених на на офіційному вебсайті Криворізької міської ради та її виконавчого комітету, офіційному вебпорталі міста Кривого Рогу «Криворізький ресурсний центр», що за змістом належать до його компетенції; надає пропозиції щодо удосконалення їх струтури та змісту, розбудови взаємозвязків з іншими інформаційними ресурсами.

Історія

Історія архіву міста Кривого Рогу розпочинається в 20-х роках ХХ сторіччя. 10 червня 1925 року Постановою ради народних комісарів УРСР у місті Катеринославі ліквідується губернське архівне управління, правонаступником якого стає окружне архівне управління (з 1926 року – Дніпропетровське). Одночасно створюються інші окружні архівні управління, в тому числі й Криворізьке.

Зміна адміністративно-територіального устрою УРСР у 1930 році призводить до зміни всієї системи архівних установ: замість ліквідованих окружних архівних управлінь при міських радах створюються місцеві архівні управління і 01 жовтня 1931 року починає діяти архівне управління міста Кривого Рогу. Відповідно до постанови Всеукраїнського управління центрального виконавчого комітету від 9 лютого 1932 року «Про районування України до обласної системи», вказівок Центрального архівного управління УРСР від 23 лютого 1932 року в Кривому Розі створюється філія Дніпропетровського історичного архіву, а архівосховище Криворізької міської ради депутатів трудящих реорганізовується у міський архів.

У 1938 році Криворізька філія Дніпропетровського історичного архіву та міський архів переходить у підпорядкування Державного архівного відділу Управління народного комісаріату внутрішніх справ у Дніпропетровській області.

14 серпня 1941 року місто Кривий Ріг було окуповане фашистськими загарбниками. Будівля виконкому міської ради була зруйнована, а всі архівні документи, у тому числі й описи до них, знищені.

22 лютого 1944 року Кривий Ріг був визволений від окупантів і вже 25–28 лютого 1944 року міський архів розпочав свою роботу. Архіву надали кімнати в будівлі виконкому міської ради загальною площею 36 кв.м.

Рішенням виконкому міської ради від 8 квітня 1947 року № 17 міському архіву було надано приміщення загальною площею 79 кв.м (архівосховище ‒ 62 кв.м, робоча кімната – 17 кв.м). Будівля розташовувалася на вулиці Янова в Центрально-Міському районі міста.

З метою зміцнення матеріальної бази з 1 квітня 1959 року міський архів передається у підпорядкування виконкому Криворізької міської ради депутатів трудящих.

30 травня 1969 року виконком міської ради депутатів трудящих приймає рішення № 208 «Про надання приміщення міському архіву площею 240 кв.м по вул. Таганській, 11а».

11 листопада 2016 року було проведено технічний огляд будівлі, розташованої за адресою: вул. Таганська, 11а в Інгулецькому районі міста Кривого Рогу, зведеної в 1960–1970 роках минулого сторіччя. У результаті огляду було складено акт, затверджений директором комунального підприємства «Парковка та реклама», з рекомендацією демонтувати вказаний об’єкт шляхом розборки у зв’язку із неможливістю подальшої експлуатації розглянутого об’єкта в існуючому стані через небезпеку для мешканців прилеглих територій та працюючих у будівлі, а також економічною недоцільністю відновлення будівлі через значну втрату несучої здатності конструктивних елементів.

05 жовтня 2017 року між орендодавцем (управління комунальної власності міста виконкому Криворізької міської ради) та орендарем (виконком Криворізької міської ради) було укладено додаткову угоду про припинення з 29.09.2017 року дії договору оренди від 30.12.2016 №6/61 об’єкта нерухомості комунальної власності міста, розташованого за адресою: вул. Таганська, 11а.

З метою упорядкування документів на підприємствах, установах, організаціях міста та передачі їх до міського архіву в установлені терміни, при міському архіві створюється госпрозрахункова група (рішення виконкому Криворізької міської ради депутатів трудящих від 22.05.1970 № 187).

Рішеннями VI сесії Криворізької міської ради ХХІІІ скликання від 23.12.1998 № 136 «Про ліквідацію дошкільних виховних закладів», виконавчого комітету від 10.03.1999 № 117/2 «Про дозвіл на безоплатне користування спорудою ліквідованого дошкільного виховного закладу № 285» передається в постійне безоплатне користування виконкому Криворізької міської ради споруда на вул. Співдружності, 107А для розміщення в ній державного міського архіву.

Після реконструкції дитячого комбінату об’єкт прийнятий в експлуатацію відповідно до рішення виконавчого комітету Криворізької міської ради від 14.11.2007 № 772 «Про затвердження актів про прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом об’єктів». Будівля висотою 7,29м має загальну площу 2221,7 кв.м, корисну площу ‒ 1943,02 кв.м, загальний об’єм ‒ 9084 куб.м. Двоповерхова будівля з підвалом у плані представляє собою зблоковані прямокутники (5 блок-секцій), має централізоване опалення, холодне водопостачання та водовідведення. Будівля має 8 сховищ, читальну залу, кабінети начальника і заступника начальника, спеціалістів відділу, приймальню громадян, кімнати завідувача господарством, охоронців, майстерню з ремонту устаткування, вентиляційну камеру, електрощитову, комору для зберігання господарського інвентарю, приміщення для збору й пакування макулатури, кімнату для прийому їжі, вбиральні, умивальню, душ.

Будівля на вул. Співдружності, 107-А забезпечена фізичним постом охорони, обладнана автоматичною пожежною сигналізацією, з якої цілодобово надходять сигнали на пульт пожежної охорони. Приміщення архівного відділу відповідно до нормативних документів повністю забезпечені вогнегасниками в кількості 77 шт, пожежними кранами - 8 шт.

Із розширенням та удосконаленням нормативно-правової бази у сфері архівної справи змінювалась назва місцевої архівної установи та її підпорядкування. Рішенням виконавчого комітету Криворізької міської ради народних депутатів від 25.10.1994 № 485/28 затверджується положення про державний міський архів, який є установою державної архівної служби України, здійснює управління архівною справою в місті і перебуває у віданні виконавчого комітету міської ради народних депутатів. Державний міський архів у своїй діяльності підпорядковується як міській раді народних депутатів та її виконавчому комітету, користуючись правами його відділу, так і державному архіву Дніпропетровської області. Рішенням VII сесії Криворізької міської ради ХХІІІ скликання від 31.03.1999 № 161/25 «Про Положення про міський архів» він утворюється міською радою як структурний підрозділ її виконавчого комітету на правах самостійного відділу, що підпорядкованій виконавчому комітету та міському голові. Міський архів є юридичною особою, має печатку з найменуванням відділу виконавчого комітету. Група комплектування і експертизи цінності документів має спецрахунок у банку. Враховуючи внесення змін до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Криворізькою міською радою ІV скликання на ХХІV сесії приймається рішення від 20.04.2005 № 2826 «Про затвердження Положення про архівний відділ виконкому міської ради», відповідно до якого міський архів перетворюється на архівний відділ виконкому міської ради.

Рішенням ХХХ сесії V скликання Криворізької міської ради від 24.09.2008 № 2702 «Про внесення змін та доповнень у додаток до рішення міської ради від 25.10.2006 № 457 «Про затвердження Положення про архівний відділ виконкому міської ради у новій редакції» і впорядкування діяльності групи комплектування та експертизи цінності документів архівного відділу виконкому міської ради» визначено, що відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України, зазначенням найменування та ідентифікаційного коду, штампи, бланки, спеціальний реєстраційний рахунок в управлінні Державної казначейської служби України у м. Кривому Розі Дніпропетровської області для утримання групи комплектування та експертизи цінності документів відділу, яка виконує на платній основі роботи (послуги) суб’єктам господарювання.

З 01.10.2008 року архівний відділ самостійно забезпечує ведення документів з кадрових питань (особового складу) групи комплектування та експертизи цінності документів відповідно до рішення ХХХ сесії V скликання Криворізької міської ради від 24.09.2008 № 2702 та розпорядження міського голови від 29.09.2008 № 388-к «Про передачу трудових книжок та особових справ працівників групи комплектування та експертизи цінності документів до архівного відділу виконкому міськради».

З метою створення сприятливих умов для реалізації соціально-правових інтересів мешканців міста, суб’єктів господарювання, надання якісних архівних послуг щодо забезпечення збереженості документів діючих суб’єктів господарювання рішенням виконавчого комітету Криворізької міської ради від 11.11.2009 № 330 у приміщенні архівного відділу виконкому міської ради створюється центр «Архів-Інформ». До складу центру «Архів-Інформ» входили представники управління праці та соціального захисту населення виконкомів районних у місті рад, Управління Пенсійного фонду України м. Кривого Рогу. З 01.12.2009 року була організована робота з громадянами, суб’єктами господарювання з питань прийому заяв і запитів, видачі архівних довідок, копій, витягів з архівних документів за принципом організаційної єдності. 26 серпня 2016 року рішенням Х сесії Криворізької міської ради VІІ скликання № 829 «Про внесення змін до рішення міської ради від 25.10.2006 №457 «Про затвердження Положення про архівний відділ виконкому міської ради у новій редакції» затверджується нове Положення про архівний відділ виконкому Криворізької міської ради.

З метою організації надання публічних послуг у найкоротший строк та за мінімальної кількості відвідувань суб’єктів звернення та забезпечення раціональної мінімізації процедурних дій, необхідних для отримання публічних послуг, оперативності та своєчасності їх надання прийом замовників для надання архівних послуг почав відбуватися у Центрі «Віза» («Центр Дії») та його територіальних підрозділах. Рішенням виконавчого комітету Криворізької міської ради від 17.11.2021 № 612 було припинено діяльність центру «Архів-Інформ».

Ураховуючи Наказ Міністерства юстиції України від 26 листопада 2021 року №4251/5 «Про затвердження Порядку визначення вартості платних послуг, які надаються архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів», Криворізькою міською радою приймаються рішення ХХІІ сесії VІІІ скликання від 23.02.2022 № 1195 «Про внесення змін до рішення міської ради від 22.11.2017 №2206 «Про затвердження Положення про архівний відділ виконкому Криворізької міської ради в новій редакції», ХХІV сесії VІІІ скликання від 25.03.2022 № 1269 «Про внесення змін до рішення міської ради від 24.12.2019 №4312 «Про затвердження структури виконавчих органів Криворізької міської ради, загальної чисельності апарату міської ради та її виконавчих органів», відповідно до яких з 01.05.2022 року припиняє своє існування група комплектування та експертизи цінності документів Відділу, яка виконувала на платній основі роботи (послуги) суб’єктам господарювання, та вводиться до структури архівного відділу виконкому Криворізької міської ради штатні одиниці старших інспекторів.

Відповідно до рішення міської ради від 08.12.2023 № 2350 «Про затвердження Переліку адміністративних, інших публічних послуг, що надаються через Центр адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради, у новій редакції», зі змінами, були визначені наступні публічні послуги, суб’єктом надання яких є архівний відділ виконкому Криворізької міської ради:

- «видача архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту населення»;

- «надання архівної довідки, архівної копії, архівного витягу з документів Національного архівного фонду з тематичних питань (з певної проблематики, теми, події, факту), з питань підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно; перейменування назв провулків, вулиць, площ»;

- «надання архівної довідки, архівної копії та архівного витягу з документів Національного архівного фонду про встановлення опіки над дітьми, усиновлення; підтвердження обрання особи депутатом місцевої ради (міської, районної в місті, селищної рад); участі у виборних кампаніях».

На кожну з цих послуг розроблені архівним відділом та затверджені рішеннями виконавчого комітету Криворізької міської ради (від 16.06.2021 №291 «Про затвердження інформаційних і технологічних карток публічних послуг, що надаються повноважним представником архівного відділу виконкому Криворізької міської ради через Центр адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради», зі змінами; від 23.11.2022 №1030 «Про затвердження інформаційної та технологічної карток публічної послуги, що надається архівним відділом виконкому Криворізької міської ради через Центр адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради в новій редакції», зі змінами) інформаційні та технологічні картки. Для отримання послуг заява подається в усній чи письмові формі до Центру адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради. Письмова заява може бути подана до Центру шляхом особистого звернення або законним представником заявника, надіслана поштовим відправленням чи подана в електронному вигляді через особистий кабінет на веб-порталі Центру

До складу архівного відділу входять сектори:

- комплектування документів Національного архівного фонду, який виконує делеговані повноваження щодо забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду;

- комплектування документів ліквідованих підприємств, який приймає на зберігання документи з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб;

- господарчий.

Архівні фонди, що знаходяться на зберіганні

Результати діяльності архівного відділу

Інформаційний довідник

Отримання архівних послуг через Центр адміністративних послуг "Віза" ("Центр Дії") виконкому Криворізької міської ради

Відповідно до рішення виконавчого комітету Криворізької міської ради від 19.05.2021 № 240 «Про внесення змін до окремих рішень виконкому міської ради, пов’язаних з діяльністю Центру адміністративних послуг «Віза» виконкому Криворізької міської ради» Склад Центру адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради (надалі − Центр) доповнився архівним відділом виконкому Криворізької міської ради.

- головному офісі Центру, розміщеному у адміністративній будівлі виконкому Криворізької міської ради за адресою: пл. Молодіжна, 1, м. Кривий Ріг;

- територіальних підрозділах за адресами:

вул. Антона Ігнатченка, буд. 1А (Тернівський район),

вул. Костя Гордієнка, буд. 2 (Покровський район),

вул. Володимира Великого, буд. 32 (Саксаганський район),

вул. Дніпровське шосе, буд. 11 (Довгинцівський район),

вул. Староярмаркова, буд. 44 (Центрально-Міський район),

пр-т Південний, буд.1 та вул. Гірників, буд. 19 (Інгулецький район);

- віддалених робочих місцях адміністраторів з питань декларування і реєстрації місця проживання за адресами:

вул. Дніпровське шосе, буд. 14 (Довгинцівський район),

вул. Ігоря Новицького, буд. 2 (Металургійний район).

На кожну з цих послуг розроблені архівним відділом та затверджені рішеннями виконавчого комітету Криворізької міської ради від 16.06.2021 №291 «Про затвердження інформаційних і технологічних карток публічних послуг, що надаються повноважним представником архівного відділу виконкому Криворізької міської ради через Центр адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради», зі змінами; від 23.11.2022 №1030 «Про затвердження інформаційної та технологічної карток публічної послуги, що надається архівним відділом виконкому Криворізької міської ради через Центр адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради в новій редакції», зі змінами інформаційні та технологічні картки.

Для отримання послуг до Центру подається заява в усній чи письмовій формі. Письмова заява може бути подана до Центру шляхом особистого звернення або законним представником заявника, надіслана поштовим відправленням чи подана в електронному вигляді через особистий кабінет на вебпорталі Центру.

З метою забезпечення надання публічних, у тому числі адміністративних, послуг мешканцям Криворізької міської територіальної громади в умовах воєнного стану відповідно до рішення виконавчого комітету Криворізької міської ради від 25.02.2022 № 113 «Про надання публічних, у тому числі адміністративних, послуг у Центрі адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради», рішень Криворізької міської ради від 28.08.2024 №2998 «Про внесення змін до рішення міської ради від 31.07.2024 №2921 «Про затвердження Регламенту Центру адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради в новій редакції», від 31.07.2024 №2920 «Про затвердження Положення про Центр адміністративних послуг «Віза» («Центр Дії») виконкому Криворізької міської ради в новій редакції» на період дії правового режиму воєнного стану в Україні прийом громадян, суб’єктів господарювання з питань надання адміністративних, інших публічних послуг здійснюється за єдиним в місті графіком: з понеділка до п’ятниці з 8.00 до 15.30 з технічною перервою з 12.30 до 13.00 виключно за попереднім записом. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до Центру, його територіальних підрозділів, адміністраторів Центру, що працюють на відділених робочих місцях з питань декларування і реєстрації місця проживання та мобільного сервісу з використанням телефонного зв’язку через «Гарячу» лінію 0800 500 459 та/або електронної реєстрації на вебпорталі Центру (https://viza.kr.gov.ua), мобільного застосунку «Попередня реєстрація в електронну чергу Центру адміністративних послуг «Віза» чи за допомогою Національної вебплатформи центрів надання адміністративних послуг, чат-боту у месенджерах «Viber» та «Telegram».

Контакти Центру адміністративних послуг «Віза»: тел. 0-800-500-459 (безкоштовно); e-mail: [email protected]; https://viza.kr.gov.ua/.

Передавання документів у випадку реорганізації або ліквідації суб’єкта господарювання

Порядок передавання та подальшого користування документами у разі припинення установи передбачається в розпорядчому документі про її припинення. Передавання документів суб’єкта господарювання, що припиняється, входить до обов’язків комісії, створеної для передавання справ і майна. У разі припинення суб’єкта господарювання кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для її припинення.

Якщо суб’єкт господарювання припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані архівному відділу виконкому Криворізької міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня, якщо він існує, на території міста або області.

Якщо органів вищого рівня на території міста або області не існує, усі архівні справи і документи установи-фондоутворювача передаються до архівного відділу виконкому Криворізької міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду.

У разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі – реорганізація) з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.

Якщо функції установи, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, внесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані архівному відділу виконкому Криворізької міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені у діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня, якщо він існує. Якщо органів вищого рівня не існує, усі справи і документи установи-фондоутворювача передаються до архівного відділу виконкому Криворізької міської ради.

Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу до установ-правонаступників, передаються цим установам за належністю.

У разі реорганізації установи, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.

У випадку банкрутства установи, передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, встановленому Кодексом України з процедур банкрутства.

Відповідно до ст.31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Кодексу України з процедур банкрутства, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 №1000/5 (надалі – Правила), Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України від 14.03.2013 №430/5, арбітражний керуючий (власник) зобов’язаний в порядку, встановленому центральним органом виконавчої влади в сфері архівної справи і діловодства (Державна архівна служба України), передати до архівного відділу документи з кадрових питань (особового складу) тривалого строку зберігання (75 років) в упорядкованому стані згідно з описами справ.

Арбітражні керуючи, керівники (власники) суб'єктів господарювання повинні обов’язково скласти історичні довідки (гл.XІ Правил).

В історичній довідці надаються відомості про:

розпорядчі акти про створення, реорганізацію, ліквідацію суб’єктів господарювання;
крайні дати діяльності;
завдання і функції установи, їх зміни;
зміни в найменуванні та підпорядкованості підприємства;
структуру та її зміни;
кількість справ у фонді та крайні дати документів фонду;
зміни в складі та обсязі фонду, їх причини (приділити особливу увагу нестачі документів, які забезпечують соціальні гарантії громадян, надати пояснення з цього приводу).

При передачі документів з кадрових питань (особового складу) на зберігання до архівного відділу необхідно надати наступні документи:

установчі документи (установчий акт, засновницький договір (статут), положення) та зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного державного реєстру;
протоколи (рішення) про створення, перейменування, реорганізацію, ліквідацію (банкрутство), зміну керівництва, засновників;
копія ухвали господарського суду про визнання банкрутом та відкриття ліквідаційної процедури суб’єкта господарювання;
акти про відсутність документів (або акти про причину втрати документів).

Прийом документів з кадрових питань (особового складу) від арбітражних керуючих (власників) здійснюється безоплатно.