Основні завдання та функції
управління організаційно-протокольної роботи виконкому міської ради

1. Організаційне забезпечення роботи міської ради, її виконавчого комітету.

Організація підготовки сесій міської ради та засідань її виконавчого комітету. Складання  протоколів та оформлення стенограм засідань міської ради, її виконавчого комітету, апаратних нарад міського голови. Узагальнення пропозицій, зауважень, запитів депутатів, висловлених на сесіях міської ради, доручень міського голови із засідань міської ради, її виконавчого комітету, апаратних нарад; контроль за своєчасністю та повнотою їх розгляду, виконання. Здійснення копіювання рішень міської ради, її виконавчого комітету та розпоряджень міського голови, своєчасне доведення їх до виконавців, виконкомів районних у місті рад, суб'єктів господарювання та громадян. Видача відповідно до чинного законодавства і регламентів копій, витягів з прийнятих документів.

Підготовка проектів актів міської ради, її виконавчого комітету, міського голови щодо перспективних, поточних планів роботи міської ради, виконавчого комітету, нагородження міськими відзнаками; інформацій про їх виконання; календарних планів роботи виконкому міської ради на підставі пропозицій управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, виконкомів районних у місті рад, контроль за їх виконанням.

Координація роботи щодо вивчення та узагальнення практики роботи органів місцевого самоврядування, роботи з документами у виконавчих органах районних у місті рад, надання їм методичної допомоги з питань удосконалення цієї роботи.

2. Моніторинг діяльності дорадчих органів, утворених міською радою, її виконавчим комітетом, розпорядженнями міського голови.

3. Організація діловодства міської ради, її виконавчого комітету, контроль за виконанням рішень цих органів, розпоряджень міського голови, резолюцій керівництва, службових документів, обліку контрольних документів у автоматизованій системі «Електронний документообіг».

4. Забезпечення дотримання у виконкомі міської ради законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи, поповнення архівного фонду документами управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради.

5. Виконання технічних функцій із забезпечення організації робочого місця та часу керівництва апарату міськради і виконкому.

6. Надання методичної та практичної допомоги:

-     депутатам міської ради в здійсненні депутатських повноважень;

-     постійним комісіям міської ради в плануванні та організації роботи, попередньому розгляді проектів рішень, розгляді питань, які належать до їх відання;

-     управлінням, відділам та іншим виконавчим органам міської ради з питань підготовки урочистих заходів, дотримання установленого порядку оформлення ділових паперів, проектів рішень при підготовці питань для розгляду на сесіях міської ради та засіданнях її виконавчого комітету, проектів розпоряджень міського голови.

7. Організаційне забезпечення підготовки проведення на території міста референдумів, виборів Президента України, до органів державної влади, місцевого самоврядування та міського голови в межах повноважень органів місцевого самоврядування, визначених чинним виборчим законодавством.

8. Протокольне забезпечення:

-     візитів до м. Кривого Рогу Президента  України, Прем'єр-міністра України, інших високих посадових осіб в частині проведення офіційних заходів згідно з Положенням про Державний Протокол та Церемоніал України;

-     загальноміських урочистостей, вручення міських відзнак, покладання вінків та квітів, інших протокольних заходів.

9. Оперативний зв'язок з виконкомами районних у місті рад, надання їм необхідної практично-методичної допомоги щодо:

- організаційно-масової роботи;

- організації діловодства та контролю за виконанням документів;

- планування та звітності;

- виконання повноважень органів місцевого самоврядування відповідно до чинного законодавства про вибори.

10.  Взаємодія з виконкомами районних у місті рад щодо впровадження заходів зі сприяння розвитку органів самоорганізації населення у місті. Систематизація структури органів самоорганізації населення міста, надання відповідної методичної допомоги виконкомам районних у місті рад щодо сприяння розвитку цих органів.

11. Облік печаток і штампів міської ради, її виконкому, відділів, управлінь, інших виконавчих органів міської ради.